「レポート・報告書」を書くときの基本と常識

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あなたは上司から突然「報告書を書いて提出しなさい」と命じられた経験はありませんか。
書き方も教わらず、何が何だかわからずに自分なりに報告書を書いて提出したけど、
上司から「書き直せ」と怒られる……。

報告書やレポートは書き方も教わらずに突然、「その時」がやってくることもあります。
報告書やレポートは上司や他の部署、または顧客など第三者に向けて伝えるものです。
したがって、報告書やレポートはその第三者にとってわかりやすいものであることが必須となります。

実は、この報告書やレポートの仕上がりや提出次第で、あなたの評価、
しいては会社の評価までも変わる重要な文書であるとご存知でしたか? 
評価を上げるも下げるもあなたの書き方・提出次第なのです。

そこであなたの評価を下げないためにも、書き方と提出のタイミングなど、
「報告書・レポートの基本」をしっかり学習しましょう!

 

【目次】

はじめに〜もう書き直せなんて言わせない
報告書なんて難しいもんじゃない〜レポート・報告書とは?
・レポート・報告書とは?〜企業内での重要なコミュニケーションツール
・レポートと報告書の違いとは?〜目的によって出すべきものが決まる
・レポート・報告書は3種類に分けられる〜「定期」「不定期」「提案・主張」がある!
・レポート・報告書に必要なこととは?〜「目的」と「相手」を知ることが大事
・メールでの報告にも要注意!〜書面なら起こらないようなミスが起こる場合もある!

 


はじめに〜もう書き直せなんて言わせない

●まだ悩みながらレポート・報告書を作りますか?

悩むビジネスマンイメージ

この本を手にとっていただきありがとうございます。

あなたがこの本を手にとったということは、

「いきなり報告書を書けと言われた」
「上手な報告書を作れない」
「何度も『書き直せ!』と命じられる」
「どうまとめればいいかわからない」

そんな理由があるのだと思います。
報告書もレポートもビジネスをしていればどんどん必要となっています。

現在どんな仕事場であっても、仕事をしていくうえで、
情報を共有しないということは考えられなくなっています。
なぜなら、組織では上司は部下からの状況報告をもとに現場の状況を把握し様々な判断を下さなければならないからです。

また、報告書の提出は上司だけでなく、クライアント、プロジェクトメンバーに向けても重要な役割を果たすものです。

報告書での重要なポイントは、
「情報は迅速に伝える必要がある」「状況を他人に理解させる」
ということです。
その時に、あなたが報告書やレポートにムダに時間をかけていれば自分の仕事の妨げにもなりますし、
最悪の場合、情報は死んでしまいます。

それによって、会社の販売ロスにつながったり、
取引先との大きな問題を発生させてしまう可能性があります。
それはつまり、あなたの評価を圧倒的に下げてしまうことになりかねません。

そもそもレポート・報告書を作ることは難しいものではありません。
しかし、多くの人が「レポートや報告書を提出すること」に苦労しているように感じます。
それはどうしてなのでしょう?

●レポートや報告書の提出に苦労する理由とは?

 それは以下のような理由のためです。

・メインで進めている仕事があるため、忙しくて書けない
・レポートも報告書も書き方を知らない
・要点のまとめ方がわからない

これらの理由によって、
多くの人がレポート・報告書を嫌いになります。

朝会社に来たときは、今日こそ報告書を書こうと思っていたが、
日々の業務が忙しくて、先延ばしになってしまう。
いきなり上司に報告書を書けといわれても、何をどう書いていいかわからない。
書くことはわかっているのに、自分は文章が下手だし、どうまとめていいかわからない。
そんな悩みを持っています。

 ●レポート・報告書であなたの評価が変わる!

だからこそ、「報告書を作る基本」を身につける必要があります。
レポートも報告書も多くの人が書き方を教わることはありませんし、
だからこそ手間や時間がかかるのです。
 

しかし、報告書にはどんな種類のものがあるのか、報告書にまとめる情報はどのように構成されるのか、それらはそれぞれどのように書けばいいのか、
などレポート・報告書を作るうえでの基本がわかれば、報告書なんてスラスラかけます。

基本を身につけることで、報告書に時間をとられることがなく、さらに自分の評価を上げることが可能になるのです。

●「評価される」報告書を作るのは簡単です!

それでは「レポート・報告書の基本」を学んでいくための流れを見ていきましょう。

1章では、「レポート・報告書の基本」を紹介します。
レポート・報告書とはどんなものなのか、レポート・報告書で必要なことなど、
レポート・報告書を作るうえで基本となることを紹介します。

2章では、「レポート・報告書の書き方・作り方」を紹介します。
ここではレポート・報告書でうまく書く方法などを紹介します。

3章では、「レポート・報告書の見せ方」を紹介します。
ここではレイアウトの作り方、表・グラフを使った有効な見せ方、
報告書を充実させる文書テクニックなどを紹介していきます。

4章では、「日常的に必要なレポート・報告書の書式例」を紹介します。
ここでは「日報」「週報」や「会議報告書」「出張報告書」など
日常的に提出する機会の多い報告書の書き方と書式例を紹介します。

5章では、「突発的に必要となった場合のレポート・報告書の書式例」を紹介します。
ここでは「クレーム報告書(個人・企業)」「始末書」「OJT報告書」など
突然提出を命じられる報告書の作り方、書式例を紹介します。レポートの作り方もここで紹介します。

本書はわかりやすく、一番簡単なレポート・報告書を目指したものです。
本書を使うことによって、あなたが「報告書一枚」で上司、クライアント、同僚などからの
評価をいっそう上げることができるよう願っております。

 

 

報告書なんて難しいもんじゃない
〜レポート・報告書とは?


レポート・報告書とは?
〜企業内での重要なコミュニケーションツール

ビジネス書類img

会社という組織で働いている限り、自分一人だけで活動していくということはあり得ません。
上司は常に部下の仕事について詳細を知る義務があり、それを知らなければ効率的に仕事を進めることはできません。

部下が今どんな仕事をしているのか、どの程度の進み具合なのか、どんな問題を抱え、
どのような成果を上げているのかなどを正しく把握しているからこそ、的確な判断、指示ができるのです。 

取引先の実態は、取引先の担当者と直接やり取りしている社員が一番よくわかっています。
同様に、お客様のニーズを肌で感じているのは、やはり現場の販売スタッフです。

ところが、実際に高度な経営判断を下すのは、往々にして現場を知らない幹部社員だったりします。
「現場の実態」と「高度な経営判断」との間に正しい関連性がなければ、その企業が成長するはずはありません。

だからこそ、幹部社員を始め、上司たちは詳細な報告を求めるのです。
自分だけが知っていて上司が知らなかったために大きな問題に発展したり、チャンスを逸してしまうこともあります。
同様のことはもちろんチームで仕事をしていればチームメンバー間や担当部署間にもいえることです。

 そのような事態を避けるためにあるのが、レポートや報告書です。
企業において、レポート・報告書は欠かすことのできないコミュニケーションツールなのです。

●ビジネスに不可欠な文書作成能力

 上司に報告をしたり、情報を共有する場合、口頭で済ますケースももちろんあります。
簡単な事務連絡なら、口頭のほうが適しているケースもあるでしょう。

しかし、口頭での伝達にはいくつかの欠点があります。
相手が忘れてしまう、報告内容に漏れ・ズレがでる、繰り返し確認することができないなどの問題が挙げられます。
さらに、相手が忙しかったり、別のことに集中していたら、報告自体を聞いてもらえない危険性があります。
相手を時間的に束縛しないため、ちょっとした内容でも、文書にして報告する機会が多くなり、文書作成能力の必要性がますます高くなっているのです。

●信頼を得るチャンス

レポートや報告書は自身の仕事への姿勢を問われるものにもなります。
即提出することで仕事の速さをアピールできますし、
文書としてまとまっていれば短い時間に内容を理解でき、結果読む側の時間の有効活用に貢献することにもなります。
それが自身の評価につながるのです。

レポートと報告書の違いとは?
〜目的によって出すべきものが決まる

●レポートと報告書の違いを意識することが大事

会社によってはレポートと報告書を厳密に区別していないところもありますが、この2つには根本的な違いがあります。
この違いを理解しておくと、より目的に沿った文書が作成できるので、ぜひ整理して覚えておくことをおすすめします。

まず、レポートには決まった様式にとらわれず、比較的自由なスタイルで書けるという特徴があります。
また、客観的な事実に加え、自分なりの分析、提案、主張などを付加することも目的の1つとされます。
さらに、直属の上司以外にも、多くの関係者に読まれる可能性が高いのもレポートの特徴です。

 一方、報告書はある程度決まった様式に沿って書くケースが多いでしょう。
その名の通り、“報告”するための文書ですから、客観的な事実、その解説などが中心となります。
自分自身の考え、提案というより、「現状はどうなっているのか」という事実ベースが基本です。
報告書の場合は、直属の上司など限定された人に向けて書かれているという特徴もあるでしょう。


レポート・報告書は3種類に分けられる
〜「定期」「不定期」「提案・主張」がある!

考えるビジネスマン

 ●それぞれの文書によって重要なポイントが違う

レポート・報告書といっても、じつにたくさんの種類があります。
日報や週報に始まって、出張や会議、調査の報告書、提案書、企画書など、数え上げればキリがありません。

それだけバリエーションがある文書をいつも同じ気持ちで作成していては、価値のある報告書など作れるはずがありません。
個々の文書には、それぞれ違った特徴があり、重点を置くべきポイントも違います。

そこでわかりやすいようにあらゆるレポート・報告書を「定期の報告書」「不定期の報告書」「提案・主張をするための文書」という3つに分類してみましょう。
では、どの文書のときに、どんなポイントに注意すべきかを整理してみます。

 ●定期の報告書について

日報、週報、月報、期報、年報など、
ある決まった時期に出さなければならないものが定期の報告書
です。
これらの書類で必要なのは、期日を守ることです。
期日に間に合わない週報では、本来の意味を成しません。
ある程度フォームを決めるなど効率的に作成を進める工夫をするとよいでしょう。

また、日報、週報などは毎日(あるいは毎週)同じことを書いてしまうという人がいますが、相違点を書くという意識を持ちたいものです。
昨日(前回)とは何が違ったのか、どこまで進んだのかを基準に書くことが大切です。

 ●不定期の報告書について

クレーム対応報告書、始末書、事故報告書、特定のプロジェクトの報告書などが、不定期の報告書です。
事故報告書などは、迅速に作成し、すぐに提出するというスピードが大切です。
特に事故報告の場合には、状況が不明なものであっても、まずは第一報を入れることが大切です。

研修報告書、プロジェクトの報告書などの場合は、内容的な質が問われます。
的確に情報を集め、それをもとにした分析力も必要でしょう。
しかし、この場合でも相手が「情報の量」を求めているのか、「必要なものだけをピックアップしたもの」を欲しているのかなど、相手の状況を考慮することが大切です。

 ●提案・主張をするための文書について

企画書、意見書、提案書、稟議(りんぎ)書、各種レポートなどが、提案・主張をするための文書に含まれます。
これらの文書はスピードはあまり求められませんが、提出するタイミングが大切です。
さらに、集めた情報の質、整理された自分の意見など、トータル的な説得力がもっとも求められます。

 
レポート・報告書に必要なこととは?
〜「目的」と「相手」を知ることが大事

上司と部下

●「相手が何を求めているか」を考える

企業にとってレポート・報告書が非常に大事と言われても、実際に文書を作成する立場からすれば「なぜ、こんな面倒な書類を作らなければならないのだろう」と感じることも多いはずです。「報告書を書くのが大好き」という人はほとんどいないのではないでしょうか。

その気持ちは理解できますが、「なんで、わざわざこんな書面を……」と思っている人には、有効な文書を作ることはなかなかできないでしょう。

なぜなら、レポート・報告書の基本は「相手が何を求めているか」を考えることだからです。
ただ決まりだから書くというのではなく、「上司はこの報告書をどのように活用するのだろう?」
と意識しながら作成することが重要なのです。

ところが、「こんな書面は意味がない」と思っている人には、文書作成における最重要ポイントである「相手が求めること」が完全に抜け落ちています。手が何を求めているかを真剣に考えれば、自ずと伝えなければならないポイントが絞れてきます。同時に、どんなタイミングで提出するべきかも考えるようになるはずです。

●上司と部下で共通理解を持つことが大事

相手が求めていることをしっかりイメージして、文書を作成する。
これは非常にすばらしい心がけです。
しかし、そのイメージがズレてしまっていたら、まったく意味がありません。

上司に報告書を提出したとき、
「私が求めているものと違う!」と突き返された経験がある人も多いのではないでしょうか。
つまり、レポート・報告書を作成するにあたって、どんな情報を求めているのか、共通理解を持っておくことが非常に大切なのです。

たとえば、営業報告をする場合に、単純な契約件数だけでもいいから即座に報告して欲しいという場合もあれば、必ず新たな営業戦略を付け加えることを求める上司もいるかもしれません。
どんなにすばらしい営業戦略を提案しても、前者のような報告を求めている上司には、まったく通用しません。

レポートや報告書を作成する前に、相手はどんなことを求めていて、自分が何を伝えるべきかを明確にしておくことが非常に重要です。

結局、よいレポート・報告書というのは、必要な情報が、必要なタイミングで相手に伝わる文書のことです。
裏を返せば、まずは相手のニーズを知って、情報とタイミングを吟味、精査することが、レポート・報告書を作成するコツなのです。


メールでの報告にも要注意!
〜書面なら起こらないようなミスが起こる場合もある!

●手軽なメールだからこそ注意が必要

インターネットの普及によって、メールが大いに活用されるようになりました。
レポート・報告書もメールで送信するケースのほうが多くなったという印象すらあります。
手軽に使えるメールはビジネスにおいても非常に便利ですが、その手軽さゆえに注意しなければならない点もあります。

まず、メールとはいえ、きちんとしたビジネス文書なのだという意識を忘れてはいけません。

よく、「若者言葉」などと言って、世代間での話し言葉の違いが指摘されますが、それはメールでも顕著に表れます。
同世代のやり取りでは常識になっていることでも、世代が変われば、受ける印象も180度変わるので、注意しなければなりません。

 また、メールを送っておけば、必ず相手に伝わっていると信じ込むのも危険です。
メール自体が届かないというケースは希まれとしても、仕事のメールを一日に100件以上受け取るという人もめずらしくありません。
そんな人に確実に読んでもらうためには、わかりやすいタイトルをつけるなどの工夫が必要です。

 


 ※書籍『これだけは知っておきたい『レポート・報告書』の基本と常識(栗原道子 著)』より引用。

 

【書籍紹介~目次】

これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識

はじめに

1 報告書なんて難しいもんじゃない〜レポート・報告書とは?〜

1 レポート・報告書とは?企業内での重要なコミュニケーションツール
・ビジネスに不可欠な文書作成能力
・信頼を得るチャンス

2 レポートと報告書の違いとは?目的によって出すべきものが決まる
・レポートと報告書の違いを意識することが大事

3 レポート・報告書は3種類に分けられる〜「定期」「不定期」「提案・主張」がある!
・それぞれの文書によって重要なポイントが違う
・定期の報告書について
・不定期の報告書について
・提案・主張をするための文書について

4 レポート・報告書に必要なこととは?〜「目的」と「相手」を知ることが大事
・「相手が何を求めているか」を考える
・上司と部下で共通理解を持つことが大事

5 メールでの報告にも要注意!書面なら起こらないようなミスが起こる場合もある!
・手軽なメールだからこそ注意が必要

2章 報告書だけでも評価される〜レポート・報告書の書き方・作り方〜

1 レポート・報告書の基本とは?〜伝えたいことが相手に伝わる文書を作ること
・相手を読む気にさせることが一番
・伝えたいことが伝わる構成を考える

2 記載事項にモレがないようにするには?5W3Hを基準にすれば心配ない!
・自分にとって当たり前でも、相手にとってはまったく違う
・メモ書きでも「5W3H」を意識する

3 相手に信頼されるレポート・報告書を作るには?レポート一枚で評価は変わる!
・どうせなら評価される報告書を出そう
・正確さと具体性に注目する

4 表現は簡潔にしようレポート・報告書は「シンプルイズベスト」
・まわりくどい表現がないかを常にチェックする
・一目でわかるタイトルをつけよう

5 読み手のことをリアルに想定する上司やクライアントなど相手に合わせたものを作ろう
・相手が替われば、評価も変わる
・相手に合わせた対応策を考えておく
・相手の立場を考えた気遣いを忘れない

6 レポート・報告書は時間をかけなくていい!レポート・報告書はすぐに作ろう!
・「時間をかければいい報告書ができる」はウソ!
・情報を共有しておくに越したことはない

7 「期限」と「タイミング」に意識を向けよう!時間であなたの評価が決まる!
・期限を守らなければ報告書の意味を失う
・特に急を要するレポート・報告書
・どうしても期限に間に合わないときには

 8 「最終チェック」は必ず行え!誤字・脱字、ミスがないかもう一度見直そう!
・チェックポイントを明確にする

3章 評価されるレポート・報告書を作る10のステップ〜レポート・報告書の見せ方〜

1 レポート・報告書の最適な分量とは?一枚主義が最高!
・分厚い報告書など何の価値もない
・一枚主義にはたくさんのメリットがある

2 一文を短くするテクニック文章を短くすることは、文章を「簡単」にすること
・一文を短くするために文章を分解する

3 効果的な段落分けをマスターする「箇条書き」や「段落」を意識するだけで文書は変わる!
・まずは箇条書きを意識してみる
・段落ごとに「何を書くのか」を明確にする

4 レイアウトで相手を惹きつける「文字の太さ」や「文字の大きさ」を変えるだけで差が出る
・読ませるのではなく、見せる文書を作る
・文書レイアウトの基本要素をチェックする
・詳細な情報より、結論を目立たせる

5 表やグラフでビジュアルに訴える表やグラフを使えば一目でわかる!
・表やグラフで説得力をアップさせる
・それぞれの特性を知り、最適なものをチョイス

6 レポート・報告書のための文書テクニック洗練された文書力が身につく!
・文体の統一は最低限のルール
・用字、送りがなにも意識を配ろう
・接続詞のバリエーションを増やそう

7 参考資料を上手に添付する方法一枚主義だからこそ参考資料が生きる!
・膨大なデータを本文に盛り込んではいけない
・相手にとって必要な資料を見極める
・資料を載せるときの注意点

8 メールレポートのルールを覚えよう日常業務に欠かせない基本です
絶対に知っておきたいメールの基本ルール

9 レポート・報告書で多いミスとは?事実と意見が混ざった報告をしてしまうことです
事実と意見は混在しやすい

10 内容を充実させる必勝テクニック!「比較テクニック」でもっと相手に伝わる!
・キーワードは“比較”
・内容はいくらでも膨らませられる

4章 日常的に必要なレポート・報告書の書式例〜日報、週報、月報、年報、会議報告書、調査報告書、出張報告書、企画書……など〜

1 日報の書き方「今日何をしていたか」を共有するための文書
・一日の活動をダイジェスト的にまとめる
・報告書を書くときの注意点!
<書式例—日報>

2 週報の書き方週の仕事進行、その結果を報告する文書
・仕事内容に加えて成果が求められる
・週報を書くときの注意点!
<書式例—週報>

 3 月報の書き方週報より期間が長いため変更点に注意しよう
・目標と成果をはっきり区別する
・月報を書くときの注意点!
<書式例—月報>

4 年報の書き方一年の総括的意味を持つ報告書
・年報は会社にとって重要な経営資料
・年報を書くときの注意点!
<書式例—年報>

5 会議報告書の書き方会議の内容を正確に伝えられる報告書を作ろう
・「議題→プロセス→結論」という流れを意識する
・会議報告書を書くときの注意点!
<書式例—会議報告書>

6 会議議事録の書き方会議中に誰がどんな意見を言ったか書きとめ、報告しよう
・誰の意見かを記録しておく
・会議議事録を書くときの注意点!
<書式例—会議議事録>

 7 調査報告書の書き方調査したことが正確に伝わるよう注意しよう
・正確さが命の調査報告書
・調査報告書を書くときの注意点!
<書式例—調査報告書①>
<書式例—調査報告書②>
<書式例—調査報告書③(グループインタヴュー)>

8 出張報告書の書き方出張報告書は出張の価値を伝える
・出張へ行ってきた成果を明確に示す
・出張報告書を書くときの注意点!
<書式例—出張報告書①(交渉目的の出張)>
<書式例—出張報告書②(説明会に参加)>
<書式例—出張報告書③(視察目的の海外出張)>

9 提案書の書き方自分のアイデアをしっかり伝える報告書を作ろう
・日頃から問題意識を持って仕事に取り組む
・提案書を書くときの注意点!
<書式例—提案書①(お客様相談室の設置)>
<書式例—提案書②(部屋の使い方について)>
<書式例—提案書③(製品表示の見直し)>

10 企画書の書き方アイデアが重要!だが、それも伝え方で変わってしまう
・やはり企画書はアイデア勝負
・企画書を書くときの注意点!
<書式例—企画書>

5章 突発的に必要となった場合のレポート・報告書の書式例〜クレーム対応報告書(個人・取引先企業)、始末書、顛末書、事故報告書、OJT報告書……など〜

 1 クレーム対応報告書の書き方(個人)顧客の苦情はもれなく書こう!
・クレーム対応は企業にとって重要な課題
・クレーム対応報告書を書くときの注意点!
<書式例—クレーム対応報告書①(個人)>

2 クレーム対応報告書の書き方(取引先企業)賠償問題に発展する可能性もある!最初の段階で報告!
・クレーム対応によって信頼度が増すこともある
・クレーム対応報告書を書くときの注意点!
<書式例—クレーム対応報告書②(取引先企業)>

3 始末書の書き方反省の姿勢が伝わる文書を作ろう
・言い訳をするための文書ではない!
・始末書を書くときの注意点!
<書式例—始末書①(備品の損失)>
<書式例—始末書②(酒席上でのお詫び)>
<書式例—始末書③(取引先への失態)>

4 顛末書・理由書の書き方始末書とは違う!問題の経緯を伝える文書を書こう
・軽微なミスや正当な理由があるときに書く
・顛末書・理由書を書くときの注意点!
<書式例—顛末書①(製品の不合格品)>
<書式例—顛末書②(荷崩れの事故)>
<書式例—理由書(納期の遅延)>

5 事故報告書の書き方その場にいなかった人がわかるように書こう
・発生後の記録としての意味合いもある
・事故報告書を書くときの注意点!
<書式例—事故報告書①(社内ネットワーク停止事故)>
<書式例—事故報告書②(業務中の交通事故)>
<書式例—事故報告書③(不良品発生)>

6 稟議書の書き方社内での決裁を伺う文書
・決裁者に承認を得るための文書
・稟議書を書くときの注意点!
<書式例—稟議書①(備品購入について)>
<書式例—稟議書②(イベント参加について)>
<書式例—稟議書③(アルバイト雇用について)>

7 イベント報告書の書き方どんな成果があったのかを報告しよう
・結果・成果をはっきりと書く
・イベント報告書を書くときの注意点!
<書式例—イベント報告書>

8 研修受講報告書の書き方学んだことを報告するだけじゃなく、どう生かすかも書こう
・何を学び、何を持ち帰ってきたのかを報告する
・研修受講報告書を書くときの注意点!
<書式例—研修受講報告書>

9 異業種交流会報告書の書き方驚き、発見を伝えられる文書を書こう
・異業種ならではの新たな発見を書いてみる
・異業種交流会の報告書を書くときの注意点!
<書式例—異業種交流会報告書>

10 OJT報告書の書き方指導方法と結果が伝わる文書を書こう
・後輩社員の成長を報告することが一番大事
・OJT報告書を書くときの注意点!
<書式例—OJT報告書>

11 慶弔報告書の書き方仕事上の関係者に冠婚葬祭があったときに必要な文書
・速く・正しい情報が大切
・慶弔報告書を書くときの注意点!
<書式例—慶弔報告書>

12 レポートの書き方レポートは分析、所感を自由に伝える!でも伝わる形で書こう
・優れたレポートを作るには“総合力”が必要
・絶妙なバランス感覚で優れたレポートを作成する
<書式例—レポートの作成例>


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