だれでも着実にPDCAを回して、大きな成長を実感できる驚きのノウハウ  

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・毎日頑張っているのに、全然仕事ができるようにならない

・たくさんビジネス書を読んでいるのに、成長している気がしない

・意気込んで計画を立てたのに、その通りに行動できないし続かない

 

仕事や勉強など、計画を立てても思い通りにいかないことはよくあります。

 

そんな失敗を繰り返さないために、計画を立て実行し、振り返り改善していく「PDCA」サイクルを回すことで、モノゴトを効率よく進めたいと考える人も多いのではないでしょうか?

 

しかし、PDCAを回すにも計画倒れや振り返りが出来ず、あやふやなまま終わってしまった経験を持つ人も少なくないと思います。

 

今回は、そんなあなたでも必ずPDCAが回せるようになる、驚異のノウハウをご紹介します!

 

 

「『PDCAは重要だ』『PDCAを回そう』と思っていても、ほとんど9割の人が回せていないと感じています。」

 

こう語るのは、外資系企業マネージャー職でもあり、「あなたの時間を創り出す仕組み化コンサルタント」としても活躍中の岡村拓郎氏です。

 

岡村氏は大学卒業後、コンビニエンスストアチェーン本部へ入社し、業務改革プロジェクトに従事されました。
20代で最年少リーダーに抜擢され、全社レベルでPDCAを回していく販促の仕組みづくりに貢献されました。

 

その後、外資系ヘルスケア企業へ転職し、独自の仕組み化メソッドを用いて業務効率化を実現。
年収2.3倍、残業ゼロ、さらには13キロのダイエットまで達成されました。
また、社外でも会社公認の副業である「仕事5倍速!実践会」を主宰され、時間を創り出して仕事の成果を出すためのコンサルティングを行われています。

 

岡村氏は、私たちがPDCAを回せない理由について次のように語っています。

 

「簡単にいえば、回し方を知らないからです。PDCAを回すには、ある原則があります。これを知らなければ、ほとんどの人がPDCAを回せません。」

 

では、その原則とは何なのでしょうか?

 

実は、PDCAを回すためには、次の3つのルールを守る必要があります。

 

ルール1:見える化 PDCAは視覚化できれば回る

ルール2:仕組み化 PDCAは仕組みで回る

ルール3:習慣化 PDCAを回すことを習慣化する

 

この3つのルールを押さえることで、PDCAを回すことが出来るというのです。

 

さらに岡村氏は、各ルールをクリアするにあたり、次の提言をしています。

 

■ルール1:見える化では、現状が把握できないことを課題として捉え、PDCAの「全体像の把握」や「数値化」を行うためにも、現状を「書く」ことが重要です。

 

■ルール2:仕組み化では、PDCAをサイクルとして毎回行えるものにするためにも、「いつ、どこで、誰がやっても、同じように成果が得られる」システムにする必要があります。

 

■ルール3:習慣化では、PDCAを1度きりでなく継続して行うためにも、「時間や行為とセットにすること」「すぐに、簡単にできること」「やることが決まっていること」などの条件により、ハードルを下げることが効果的です。

 

そして、この3つを同時に解決する手段として、岡村氏はあるノートを書くことを勧めています。

 

それが「PDCAノート」です。

 

岡村氏が提唱するPDCAノートを使うことで、自分自身のPDCAだけでなく、仕事のプロジェクトのPDCAや夢を実現するためのPDCAも回せるようになります。

 

しかも、所要時間は1日5分程度。

 

これまでいくら頑張っても回らなかったPDCAが、誰でも簡単に回るようになるのです。しかも、あらゆるシーンで応用可能です。

 

さぁ、あなたもPDCAノートの書き方をマスターし、圧倒的な生産性を経験してみませんか?

 

さっそく読み進めていきましょう!

 

はじめに

第1章 PDCAを回すだけで人生は変わる
「PDCAを知っている」から「PDCAを回している」へ
ビジネスパーソンなら誰もが知っている「PDCA」
PDCAサイクルがうまく回らない理由
なぜ、あなたのPDCAは回らないのか?
「PDDD……」サイクルになる理由
仕事ができる人は、PDCAを回しながら成長する
仕事ができない人は、失敗しても成長しない
PDCAで大切なことは「コンビニ」が教えてくれた
PDCAをうまく回すための3つのルール
3つのルールを押さえなければ、PDCAは回らない
ルール1 見える化 PDCAは視覚化できれば回る
具体的なものはすべて行動に変えられる
見える化その1 全体像が見える
見える化その2 数値化する
見える化その3 書く(描く)
ルール2 仕組み化 PDCAは仕組みで回る
回る仕組みのつくり方
仕組み化とは何か?
ルール3 習慣化 PDCAを回すことを習慣化する
そのPDCAは続かなければ意味がない
PDCAの習慣化とは?
時間や行為とセットにする
すぐに、簡単にできる
やることが決まっている
PDCAは「ノート」ですべてが解決する
PDCAの3つのルールを押さえるノート術

 

はじめに

PDCAこそが、自分を変える最強の武器である

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本書を手に取っていただき、ありがとうございます。

あなたは、

「仕事のスピードも質も、一向に上がらない」
「仕事を長く続けているけれど、成長できている気がしない」

「仕事でいつも同じミスをしてしまう」
「いつも同じ問題を抱えてしまう」

「なかなか行動できない自分を改善したい」
「もっと多くのスキルや知識を身につけ、自分のものにしたい」

などと思ったことはないでしょうか。

「自分をもっともっと成長させたい」「できるビジネスパーソンになりたい」「仕事と家庭を両立できる人間になりたい」

そう考えている方の最強の武器となるのが、PDCAです。

 

PDCAがすべてを解決する

PDCAは、今この本を読まれているほとんどの方がご存じだと思いますが、

「計画(Plan)」→「実行(Do)」→「評価(Check)」→「改善(Action)」

と表される、本来は品質管理や業務改善のためのビジネスフレームワークです。今では、業種・業態を問わず、耳にするビジネスの標語になっているはず。

実際、多くの人が「PDCAを回せ!」と言われたり、耳にしたりしたことがあるのではないでしょうか。

PDCAを回すことができれば、ほとんどすべてのことが解決できます。

考えてみてください。自分自身の考えを計画に立てて行動し、それに対してどうだったかを評価して、改善して次の計画に生かしていく ──。

これを続ければ、必ずうまくいきますよね。

仕事であろうが、自分自身の成長であろうが、PDCAをちゃんと回していけば、よくなるしかないのです。

実際、私は外資系企業のマネージャーとして仕事をしています。これまでも、エリートや一流と呼ぶに相応しい優秀な人と多く付き合ってきましたが、彼らのほぼすべてが「PDCAこそが最強である」と、一様に考え、PDCAを高速で回しています。

一方、ダメな人ほど、PDCAがまったく回っていません。

ミスしたら、ミスしっぱなし。改善しようと思っても忘れてしまう。

なぜ問題が起こったのか、次に同じミスや問題を起こさないためにどうすればいいのか、今回よりもよい結果を得るためには何の施策をすればいいのか、などを一切考えない。

だから、成長もしないし、結果も行動も変わらないのです。

 

誰も教えてくれないPDCAの回し方

PDCAが重要だというのは、誰もがわかっていることでしょう。

しかし、ここで問題があります。

それは、多くの人がPDCAを知っているにもかかわらず、PDCAを回せないことです。PDCAを回さないのではなく、回せないのです。

「PDCAは重要だ」「PDCAを回そう」と思っていても、ほとんど9割の人が回せていないと感じています。

ではなぜ、PDCAを回せないのでしょうか。

詳しいことは、第1章に譲りますが、簡単にいえば、回し方を知らないからです。PDCAを回すには、ある原則があります。これを知らなければ、ほとんどの人がPDCAを回せません。

もちろん、一流のコンサルタントをはじめとして、できる人は回せています。でも、それは簡単にマネできるものではないのです。あなたもこれまで、書籍を読んだりして、PDCAを回していこうと思ったことがあるのではないでしょうか。

でも、一流のエリートやコンサルタントが教えるPDCAのやり方を見聞きして、それで実際に回せるようになったでしょうか?

本書を読んでいるということは、きっと回せていないのではないでしょうか。

そこで、本書でご提案するメソッドが「PDCAノート」です。

 

「ノート×4本線」の習慣で、PDCAは自然と回る!

PDCAノートを使えば、あらゆるPDCAを回すことができます。

・毎日自分を成長させるためのPDCA
・目標達成のためのPDCA

・仕事のプロジェクトのためのPDCA
・商談やコンサルティングのためのPDCA

などです。私のご紹介するPDCAノートメソッドは、様々なPDCAが回せるようになるだけでなく、たくさんのメリットがあります。

・PDCAが勝手に回るようになる
・PDCAを書いた数だけ、自分を改善・成長させられる

・自然と思考が整理される
・無駄な行動が改善される

・問題を改善する行動が瞬時にわかる
・1日の行動、プロジェクトの問題点がわかる

・仕事の目標だけでなく、人生の目標も達成しやすくなる
・自分自身の成長速度を、数十倍速められる

・同じミスや問題にぶつかることが、激減する
・効率と作業スピードが高まり、使える時間が大幅に増える

・ダイエット、肉体改造、朝活、読書……などの習慣が続きやすくなる
・PDCAを回すことが楽しくなり、人生がワクワクし始める

など。そして何より、「PDCAノート」はシンプルで、簡単です。

必要な時間は、1回に5分。長くても10分もかかりません。

ノートとペンがあれば、誰でもPDCAは回せるようになるし、これまでよりも圧倒的なスピードで、能力やスキルが高まり、自分自身を成長させられるのです。

 

残業時間7分の1、2年で13キロダイエット、年収が倍になった

「はじめに」の最後に、PDCAノートを実践したある男性の結果を見てください。

・過労死ライン(月80時間)を超える月100時間以上の残業が月20時間になり、今では残業がゼロになった

・2年間で13キロのダイエットに成功した

・仕事の質が上がり、年収が2倍になった

実は、これは私のことです。

この結果が出る前はひどいものでした。残業は、過労死ラインと呼ばれる月80時間を大幅に超えた、100時間以上という状態。ひどいときは140時間も残業している月がありました。

本書でご紹介するPDCAノートメソッドによって、人生が大きく変わりました。もちろん、PDCAノート以外のことにも取り組みましたが、間違いなく言えることは、ノートでPDCAを回し始めたことで、自分自身を変え、成長できたということです。

 

PDCAを回したいなら、ノートを使え!

現在私は、外資系企業のマネージャーとして会社勤めをしながら、「あなたの時間を創り出す時短の仕組み化コンサルタント」としても活動しており、ワクワクした毎日を過ごしています。

PDCAノートをはじめとして、時間を創り出し、仕事の成果を出すコンサルティングや、人生の質を向上させるコーチングを行い、すでにたくさんの方が望むべき結果を手にされています。

PDCAは誰もが知っている、最強のフレームワークです。

しかし、残念ながら、ほとんどの方が回すことができていません。これはある意味当然で、誰にも正しい回し方を教えてもらっていないからです。

本書のPDCAをノートで回すメソッドを使えば、誰でも、簡単に、すぐにPDCAは回り始めます。

PDCAノートのつくり方、書き方、考え方、高速で回す方法は、すべてこの一冊で身につけることができるように書きました。大量の仕事を処理するためのメソッドもご紹介しています。

ぜひ、最後まで読んでみてください。

ノートを使えば、仕事はもちろん、あなたの人生のPDCAも回り始めます。

あらゆる無駄や失敗をそのままにしないでください。

失敗はそのまま終わらせれば「ただの失敗」ですが、改善できるなら、それは「成功への糧」となります。試行錯誤の先にこそ、成功はあるのですから。

本書があなたの仕事だけでなく、人生を変える一助となれば、著者としてこれほど嬉しいことはありません。

岡村拓朗 

 

第1章
PDCAを回すだけで人生は変わる

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「PDCAを知っている」から「PDCAを回している」へ

 ビジネスパーソンなら誰もが知っている「PDCA」

「PDCAをしっかり回せ!」

常々上司から言われていることではないでしょうか? そもそもPDCAとは、

Plan  (計画)
Do    (実行・実績)

Check (評価・気づき)
Action(改善策)

といわれるビジネスフレームワークです。

統計学者でありコンサルタントのエドワーズ・デミングらによって提唱された概念で、製造業における品質管理や生産性向上のために、今ではあらゆるビジネスシーンで使われるようになりました。

では、PDCAが回るとは、どういうことなのでしょうか?

まず、計画をして、それを実行に移す、そのあと評価をして、改善した計画を立て、それを実行に移し、また評価して、改善する──。

この計画、実行、評価、改善のループを回すことが、いわゆる「PDCAを回す」ということです。

「なんだ、そんなの当たり前のこと」
「そんなわかりきった話をするなよ」
 
そう思うかもしれません。

では、あなたは仕事でPDCAを回せているでしょうか。

誰もが知っているこのPDCAですが、使いこなせている人は多くありません。

上司は教えたつもり、部下はわかったつもり。「知っている」だけのPDCAになっていることが多いのです。

私が「あなたの時間を創り出す時短の仕組み化コンサルタント」として、たくさんのビジネスパーソンと接している中で出てくる悩みごとの多くが、

「目標が達成できない」
「問題解決して成果をあげたい」

「タスク管理がうまくできない」
「いつも先送りしてしまい、締め切り直前に慌ててやる」
 
といったことが挙げられます。

実際のところ多くの方がPDCAを回すことができないと悩まれているという事実があります。

これらはPDCAをしっかり回せていさえすれば、すべて解決することばかりなのです。

では、多くの方が知っているPDCAはなぜ、回らないのでしょうか?

 

PDCAサイクルがうまく回らない理由

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なぜ、あなたのPDCAは回らないのか?

ではなぜ、PDCAが回らないのか?

なぜ多くの人が「PDCAは知っているだけ」で終わっているのか?

答えは簡単です。

それは「PDCAの回し方」を教えてもらったことがないからです。

実際、ほとんどの人がPDCAとは何であるかは知っています。そして、「PDCAを回せ」とだけ、言われ続けてきたはずです。

「じゃあどうすれば回るのか?」はなかなか言及されません。

もちろん、しっかりPDCAを回せている会社もあります。

その代表が、日本が世界に誇る自動車メーカー「トヨタ」でしょう。トヨタ式生産方式は世界的に有名ですし、その中でも「改善」というキーワードは、イコール「トヨタ」と結びつける人も多いのではないでしょうか。

トヨタの改善は、「4つのM」の無駄を解消していくものです。4つのMとは、人(man)、機械(machine)、材料(material)、方法(method)のこと。これらを日々改善していくことで、無駄を省き、生産性を徹底的に高めていくのです。

これも言ってしまえば、トヨタ式のPDCAにほかなりません。今ではトヨタ以外の自動車メーカーや製造業などでも、無駄を省く改善が行われているでしょう。

しかし、会社のオフィスでパソコンに向かっている人はどうでしょう?

トヨタの「改善」のノウハウはもちろん、PDCAも知っているはずですが、どうも実際には行われていないようです。

月次の会議報告など、会社組織全体で取り組むものに関しては、PDCAが仕組み化され、PDCAのルールも徹底して教えられているかもしれません。

しかし、いざ個人でPDCAを回そうとすると、どうしていいかわからなくなる人が多いのです。

自分の部署の売上のPDCAは、毎月、4半期ごと、半年、一年と、計画したり振り返りをしたりする会議や定例会があるため、回すことができます。このように組織として仕組み化されていれば、自然とPDCAは回るのです。

でも、あなたが今、抱えている仕事のPDCAはどうでしょう。

「PDCAを回せば、どんどん質が上がる」

と頭ではわかっていても、実際に回し方がわからないために、PDCAが回ることはないのです。

 

「PDDD……」サイクルになる理由

「PDCAサイクルを回そう!」

毎日の生活の中で、日々の仕事の中で、PDCAを回せたら、きっと結果が出るだろう、そう誰もが考えるはずです。

しかし実際には、PDCAを回したつもりになっていても、「D 実行」したけど、記録に残っていなかったり、「D 実行」したかどうか記憶だけに頼っていたり、そもそも、「C 評価・気づき」の仕組みも「A 改善策」を考える仕組みもなく、PDCAを回すという習慣もない環境では、回したつもりになってしまうのも当然といえば当然かもしれません。

この状態は、言ってしまえば「P→D→D→D……」と、もはやサイクルではありませんね。

計画してやってみたものの、チェックも改善もされず、ひたすらやりっぱなし。そこにはサイクルを回すという意識さえ、すでにありません。

これがPDCAを回せていない人の実態なのではないでしょうか。

ではなぜ、PDCAが回っていかないかというと、「回す仕組み」をつくっていないからです。回す方法がわかっていないのはもちろんのこと、回すための「鍵」が必要になります。

逆に言えば、そのポイントさえ押さえられていれば、PDCAは自然と回り始めるのです。

 

仕事ができる人は、PDCAを回しながら成長する

仕事ができない人は、失敗しても成長しない

できる人、できない人の違いは何でしょうか?

私は、「日々成長できるかどうか」だと考えています。

これは、つまり「PDCAを回せているかどうか」が、できる人とできない人を分けている、と言えます。

PDCAは「回す」ものですが、同じところをぐるぐる回る2次元のイメージではなく、回すたびに上昇するスパイラルを描いて回っていく3次元の螺旋階段のようなイメージです。

できる人ほどPDCAをしっかり回すことで成長していきます。

できない人ほどPDCAを回す習慣がありません。

これは言い換えると、できる人は計画を立て、実行をし、しっかり学び、同じミスはしない。だから、経験が血肉になり、能力値もどんどん高まっていくのです。

できない人は、何度も同じ失敗を繰り返してしまいます。反省点はわかっているけど一向に改善できない、そもそも課題や問題点がわかっていない人。

つまりは、「成長しない人」です。

「失敗は成長の糧」と言いますが、糧を得ているはずなのに、まったくそれが生かされません。失敗したらしっぱなし、何度も同じ失敗を繰り返します。

一方で成長する人は、失敗や経験を確実に自分の糧にします。一度したミスは二度と起こさない。経験から新しい仮説を立てて、計画や行動を改善し、次に生かす。こういった人は、成功していく可能性が非常に高いということは、誰にでもわかるはずです。

これは仕事だけに限りません。

プライベートにおいても仕事同様に、様々な経験をするはずです。海外旅行や、子育て、新しい趣味にチャレンジしたり──と。

そこでも段取りを間違えたり、コミュニケーションの失敗で、友人やパートナー、家族と喧嘩になったりするかもしれません。また、休日に遊びにいく予定を入れていたのに、急な仕事で、子どもを悲しませてしまうなんてこともあるでしょう。

そういった経験をしたら振り返り、次はどうするか、何がまずかったのか、などを考えるようになります。

すると、以前は失敗したり、家族で喧嘩になったりしたことであっても、自分の思考や行動の改善を繰り返すことで、失敗も喧嘩もなくなっていき、家庭も人生も楽しく充実したものに変わっていくのです。

これがPDCAの回っている人と、回っていない人との違いです。

成長速度がまったく違ったものになるのは、誰の目にも明らかでしょう。

 

PDCAで大切なことは「コンビニ」が教えてくれた

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PDCAの回し方をお伝えする前に、私がPDCAを学んだ原点の話をしましょう。

私にとってはじめてPDCAを回すことを覚えたのは、コンビニエンスストア(以下、コンビニ)で働いたことがきっかけでした。

もう20年以上前になりますが、私が大学を卒業して、新卒で就職したのはコンビニチェーンでした。

そこで学んだのが「PDCA思考」であり、中でも最大のものが、「高速でPDCAサイクルを回す」ことの重要性です。

ご存じの通り、コンビニでは毎週いくつもの新製品が発売されます。その毎週発売される新製品の売上を最大化するために、店舗の客層や曜日ごとに、天候やイベント情報をもとにして販売計画を立てていきます。それこそ時間ごとに陳列位置を変えたりもします。

つまり、最初に仮説を立てることから始めるのです。

これはPDCAの「P」に当たります。その仮説のもとに商品の発注数量を決めて、売り場に陳列すると、その結果が売上の数字や、陳列棚の在庫数量といった実績に表れます。これはPDCAの「D」ですね。

そして、その当時は翌日に前日の売上レポートが出力されていたので、そこで結果を振り返り、仮説が合っていたのか、修正すべき点があったのか、といった検証作業で気づきを得ます。これはPDCAの「C」ですね。

そしてその気づきをもとに、翌日からの売り場づくりや発注数量の見直しといった次の施策につなげていきます。これがPDCAの「A」になります。

これをひたすら繰り返していき、売上を上げていくことになります。

当時はこれをPDCAサイクルではなく、「仮説・検証サイクル」と呼んでいましたが、こうやって仕事の流れを「仕組み化」することで、うまくいったことは再現でき、うまくいかなくてもそれで終わりではなく、改善を続けていくことで成果につなげるという考え方を身につけたのです。

コンビニは1日1日が勝負です。だから、1年間365日、毎日PDCAサイクルを回すことで、高速でPDCAサイクルを回すことが「習慣化」されていきました。

当時は大変でしたが、今となってはこのPDCAを毎日回し続けられたこと、回さざるを得ない環境に身を置いたことは、幸運だったのかもしれません。

その当時から、常々部下にも言っていたことがあります。それは、

「失敗してもいい。できない言い訳ではなく、どうやったらできるかを考えよう」

ということです。

実績、つまり結果は水ものです。1回でうまくいくことはないし、1回うまくいったからといって、このあともずっとうまくいくとは限りません。

しかし、その取り組みから学んだ「C 気づき」という知恵は、水平展開して生かすことが可能です。

PDCA思考で仕事を回していくと、自分個人の仕事をよくするだけでなく、自らの気づきから得た知恵を担当する他店舗へ、そして所属するチームへと、水平展開していくことができたのです。

その過程で学んだのは、「見える化」の力です。

言葉だけで伝えることは困難ですが、見える形にすることで簡単に伝わるようになります。当時発売されたばかりのWindows95搭載PCとデジタルカメラを給料3ヶ月分の自腹を切って購入し、Excelで図表にして画像を取り込み、目で見てわかるツールに落とし込んで手渡すと、みんな何をすればいいか考えずとも行動できてしまいました。

そういった仕事の積み重ねがどうなったかというと、店舗での店員研修から始まったキャリアは、

店長 → スーパーバイザー → 新人研修担当 → チーフ → 本部スタッフ

と、最終的にはすべてのスーパーバイザー(店舗指導員)に影響を与えることができる立場へとつながっていきました。

社会人としての最初の成功体験の礎となったのは、まさにPDCA思考がもたらしてくれたのです。

 

PDCAをうまく回すための3つのルール

3つのルールを押さえなければ、PDCAは回らない

それではここから、まずは、PDCAを回すための基本的なルールからお伝えしましょう。

これまでお伝えしてきた通り、PDCAは知っているだけでは何も意味を持ちません。PDCAに対する誤解を解きながら、うまく回すための基本原則をお伝えしていきます。

PDCAを回すための基本ルールは次の3つです。

ルール1 見える化 PDCAは視覚化できれば回る

ルール2 仕組み化 PDCAは仕組みで回る

ルール3 習慣化  PDCAを回すことを習慣化する

この3つの基本原則がわかっていなければ、PDCAを回し続けることができません。逆に言うと、この3つのルールさえ押さえられていれば、PDCAは回ります。あなたは仕事、人生のすべてにおいて、どんどん行動でき、その行動はどんどん改善され続け、質の高い、効率のいい結果を手にすることができるようになります。

「いくらビジネス書を読んでも、全然仕事ができるようにならない」

「何年も同じ仕事をしているけど、成長している実感が全然ない」

「昔から怠けもので、行動できないし、続かない」

と思っている方は、この3つのルールを使ってPDCAを回し、どんどん自分を高めていってください。数年後には今は想像もつかない高みに到達できるはずです。

 

ルール1 見える化
PDCAは視覚化できれば回る

具体的なものはすべて行動に変えられる

これまでも見てきた通りPDCAサイクルというもの自体は、何も難しいものではありません。計画、実行、評価・気づき、改善というシンプルなサイクルです。

にもかかわらず、多くの人が回せていないのは、まずそもそも「見えていない」ということにあると私は思っています。

見えていない、とはどういうことでしょうか。

それは、「視覚化されていない」と言ってもいいでしょう。

 

見える化その1 全体像が見える

たとえば、できる人は行動を起こす前に計画やプロジェクトの全体像が見えています。プロジェクトメンバーに誰がいて、それぞれが何を行い、どういう手順でプロジェクトを進行させていくか、どこがボトルネックになっているか、予算はどうか……など、できる人ほど、プロジェクト全体に臨場感のあるイメージを持っています。言ってしまえば「一枚の絵」が描けているのです。

これはスポーツなどでも同じです。

たとえば、サッカーのかつての日本代表選手であった、中田英寿選手や遠藤保仁選手などのように「司令塔」と呼ばれる選手は、一流になればなるほど、まるでフィールドを俯瞰して見ているかのようにパスを出しています。

これは目で見ているのでなく、頭の中で、上から俯瞰した「一枚の絵のように全体を見る能力」を持っていたと言われています。

もちろん、ビジネスの現場では、絵という抽象的な概念ではなく、

・会議で発表された事業計画・売上予算
・PCで入力する営業日報

・PCで確認する売上など進捗情報
・ノートや手帳に日々書き込まれた商談結果や気づき

・手帳にある顧客訪問計画

という形でバラバラに存在している情報のことです。

これらを一枚の絵として描いて視覚化できていなければ、PDCAが回っているかがわかりません。回っている実感もなく、なんとなくPDCAが回せている気になってしまうか、PDCAのことなんか忘れてしまうかです。

この全体像という一枚の絵がどんどん変化し、改善されていくことが見えていなければ、PDCAが回っていることに気づくことは難しいでしょう。

このように、ちゃんと全体像を頭の中に「視覚化」できていることの重要性は、PDCAを回す際にも当てはまります。

 

見える化その2 数値化する

2つ目が「数値化」です。

これが最も仕事で使われるPDCAの指標でしょう。たとえば、

売上目標を立てる
  ↓
営業販促を行う
  ↓
月末締めをして、実際の売上を計算する
  ↓
会議をして振り返り、次の改善案と対策を行う

数値がしっかりとした計画目標に落とし込まれているケースでは、その評価もまた数値ではっきり把握することが可能です。そして打ち手となる行動も数値化できていれば、PDCAは回しやすいといえます。

売上など数値目標を立てやすい仕事のほかにも、ダイエットやランニング……なども数値でPDCAを回しやすいものだといえます。

 

見える化その3 書く(描く)

一方で、数値化しにくいこともたくさんあります。

いつも遅刻してしまっている

スケジュールを先延ばしにしてしまう

なかなか行動できない

などの問題は、一般的に数値化が難しく、PDCAが回りにくいものです。

しかし、これもノートなど紙に書いていくことで、PDCAを回すことができます。

かつて岡田斗司夫さんは「食べたものを記録する」という方法で、1年間で50キロのダイエットに成功されました。それが『いつまでもデブと思うなよ』(新潮新書)という一冊の本になり、50万部を超えるベストセラーにもなったので、ご存じの方も多いでしょう。

日々の食べているもののログ(記録)をとることで、意識が変わり、自分の行動の全体像が見える化され、次の行動に生かされる、というカラクリです。

実はこの『いつまでもデブと思うなよ』もPDCAが回ることでうまくいったという一例だといえます。なので、一見数値化されにくいものであっても、書いて見える化をすることで、PDCAは一気に回りやすくなるのです。

また、できる人は図で考える、と言われています。

言葉でどれだけ説明されるよりも、シンプルな図を書いて説明されるとわかってしまうということがありますよね。

人に道案内することを考えてみてください。言葉だけで説明しようとすると、

「次の角を右に曲がって、70メートルくらいまっすぐに行ってから小道を左に入ると扉があるから、それを右に曲がって、その裏にある……」と言われてもかなり理解するのが難しい。でも簡単な地図を見せれば、一瞬で理解できたりしますよね。

頭の中だけで考えるのではなく、書いて(描いて)見える化するだけで、「わかりやすい」ものになります。

このように、PDCAを回すポイントは、数値であれ、文字であれ、記録して、一枚の絵として全体像を「視覚化」することで、サイクルが回っていることをわかりやすくすることにあります。

「PDCAが回っているな」
「改善されているな」

ということを、目で見て認識できること。

それがPDCAを回す第1のルールになります。

PDCAの一連の流れが一枚の絵として記録され、視覚化されていれば、迷うことなく、計画も実行も評価も簡単に手をつけることができます。すると、あとはどう改善しようか、と考えるのも「簡単」になります。

 

ルール2 仕組み化
PDCAは仕組みで回る

回る仕組みのつくり方

次のルールは、「仕組み化」です。

PDCAが回らない理由の大きな原因は、「回る仕組み」ができていないことです。

「回る仕組みって何?」と思うかもしれません。

そもそも、PDCAを回すために重要なポイントがあります。

それは、PDCAはほうっておいても回らないということです。まずは、これを理解してください。大事なことなので、もう一度言います。

PDCAはほうっておいても回らない。

だから、PDCAは回る仕組みづくりが鍵なのです。「PDCAを回せ」というのは、言い換えれば「回る仕組みをつくれ」ということ。つまり「仕組み化」です。

では、仕組み化というのは、どういうことなのでしょうか?

 

仕組み化とは何か?

仕組み化とは、努力や意思の力など関係なく、一度その仕組みをつくったら、半自動的に動くシステムのことです。

ポイントは「コピー可能」な点です。再現性があること、とも言えます。

この仕組み化はあらゆる分野で見ることができます。たとえば、私の得意分野であるExcelによる仕組み化もそのひとつです。データ集計や分析のためにテンプレートを一度つくっておけば、コピーして別のシーンでも再現できるのは、あなたも日頃から活用されて、ご存じだと思います。

また、ラーメン屋の経営などにおいても、仕組み化の一端を見ることができます。
 
たとえば、超一流のラーメンづくりの達人がいたとしましょう。経験豊富で、つくり上げるラーメンの味は絶品、売上もうなぎ登り、経営も安定しています。
 
しかし、このラーメン屋が中長期的に安泰かといえば、そうではありません。
 
もしも、このラーメン屋の店主が倒れたらどうでしょう?
 
ラーメン屋の店主が、別のラーメン屋に引き抜かれてしまったら?

ラーメン屋の売上が、店主の腕ひとつにかかっている以上、店主に何かあれば、一気に客足は途絶え、それこそお店は潰れてしまうかもしれません。
 
これは仕組み化ができていない典型例です。
 
安定的にラーメン屋が回る仕組みは、店主がいなくても、半自動的に同じ味、いつどこで食べても同じクオリティを出すしかありません。
 
そんなことができるのかといえば、できているお店があります。それが人気ラーメンチェーンの『天下一品』です。
 
ほかでは真似できない秘伝のスープで人気が出たあと、スープを大量生産し、全国どころか、海外で食べても同じ味を保てるようにしたことで、全国的な人気を博し、経営も安定しました。今ではグループ全体で年間160億円以上の売上を上げる人気ラーメンチェーン店になっています。
 
仕組み化のポイントは、秘伝のスープを大量生産したことです。ひとつのスープと同じ味を全国で再現する仕組みをつくるのに、ものすごい時間と労力、試行錯誤があったはずです。
 
しかし、一度その仕組みをつくってしまえば、あとはコピーするだけ。店主の腕に頼るのではなく、仕組み化することで、誰でも、半自動的に同じクオリティの商品を提供できるようになったのです。
 
これは、「いつ、どこで、誰がやっても、同じように成果が得られる」システムなのです。
 
これは本書でご紹介するPDCAノートにおいても同じです。
 
その日の気分や調子にも左右されることなく動くシステムをつくることで、安定的にPDCAが回るようになります。

 

ルール3 習慣化
PDCAを回すことを習慣化する

そのPDCAは続かなければ意味がない

最後のルールは、「習慣化」です。
 
PDCAは一度回して終わりではありません。回し続けて成果を出すために回すのです。
 
プロジェクトや重要な計画、日々の仕事、自分の肉体改造……など、なんでもかまいませんが、PDCAを回し続けるための習慣を持つことが大切です。
 
短期勝負の一プロジェクトであれば、PDCAを回す必要はないかもしれません。「締め切りまで残り1ヶ月しかない」
 
そんな仕事であれば、計画を立て、実行して、評価して、改善して──と悠長にPDCAを回している場合ではないでしょう。もちろん短期の仕事であってもPDCAを回すことはできますが、そんなことよりも、締め切りに向かって全力で取り組み、結果を出せばいいでしょう。
 
しかし、中長期的な仕事全般、重要顧客との取引、プロジェクト、あなたの人生そのものであれば、長くPDCAを回し続けることがあなたの成長の鍵なのです。

 

PDCAの習慣化とは?

PDCAは理論上、回し続けることで成果が出るものです。

つまり、1回ポッキリ回転させた程度では、効果が出たとしても序の口。継続的に回すことによって、どんどん行動が促され、問題点や課題が改善されていくのです。
 
つまり、継続する習慣が欠かせません。
 
ある仕事の状況をどんどん改善するためには、きまぐれに一度振り返りをつくって評価をしていくのではなく、月に1回、週に1回、もしくは毎日でもPDCAを回していく習慣をつくっていくことが大切になります。

 
PDCAの習慣化とは、実際にはどうすればいいのでしょうか。
 
ポイントは、次の3つです。

・時間や行為とセットにすること
・すぐに、簡単にできること
・やることが決まっていること

 

時間や行為とセットにする

習慣化のためには、「時間や行為とセットにする」ことです。たとえば、朝ご飯や晩ご飯を食べたら、歯磨きをしますよね。ほとんどの人が習慣になっているのではないでしょうか。これは「ご飯を食べる + 歯磨きをする」という2つの行為を行っていますが、実際にはセットになっていると言えます。
 
また、私は朝8時にはカフェで朝活し、夕方6時には退社しています。これも習慣です。時間を決める、もしくは行為とセットにすることにより、習慣化はしやすくなります。
 
ですから、習慣化するためには、まずこの2つのどちらかを行うことがポイントになります。本書PDCAノートの場合も同様です。

・ノートを書く時間を決める
・ある行為をしたら必ずノートを開いて書く
・ノートはデスクに開いて置いておく

これにより習慣化しやすくなります。

 

すぐに、簡単にできる

習慣化はこれだけでうまくいくわけではありません。

重要なポイントが「すぐに、簡単にできる」ことです。

複雑で毎回すごく時間がかかるものを習慣化するとなると、習慣化のハードルは一気に上がります。逆に、すぐに簡単にできることであれば、面倒くささを感じることがないので、ササッと終わらせることができます。

本書でご紹介するPDCAノートが、ものすごく時間がかかるものであれば、当然続けるのが面倒だと感じますよね。でもご安心ください。ササッと終わらせることができます。

 

やることが決まっている

最後は「やることが決まっている」ことです。

たとえば、PDCAを習慣化しようとしたときに、毎回、「今回はどうしようかな~」と考えなければいけないようであれば、きっとPDCAは回らなくなります。

なぜなら、毎回何をするかがわかっていないと、「何をすればいい?」と脳のワーキングメモリを消費し、やる気が削がれるので、続けるのが辛くなるからです。

これは「すぐにできる」とは、また違ったレイヤーの話です。

たとえば、歯磨きを例に考えてみてください。

「今日はどこから磨いていけばいいんだろう」

「まず奥歯から磨いていき、次に前歯に行くのがいいかな」

「昨日は前歯から奥歯に行ったから、違う順番のほうがいいのだろうか」

こんなことを考えなければならないことだと、まず続きませんよね。

習慣化されているものというのは、何をするかが決まっているのです。毎回考えたり、悩んだり、意思決定をしなければならないものというのは、難しいと感じ、続ける以前に行動をするのが億劫になるのです。

ですから、PDCAを回す習慣をつくる際も、「何をするか」という行動は先に決めておく必要があります。

本書はPDCAノートを使っていますが、毎回悩んだりすることはありません。

PDCAノートの持つ仕組みに従うだけで、自然とPDCAを回せるようになります。

 

PDCAは「ノート」ですべてが解決する

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PDCAの3つのルールを押さえるノート術

ここまでPDCAの基本3つのルールを見てきました。

ルール1 見える化 PDCAは視覚化できれば回る

ルール2 仕組み化 PDCAは仕組みで回る

ルール3 習慣化  PDCAを回すことを習慣化する

これらのルールはわかっていても、PDCAは回りません。
 
これまでに述べてきた通り、PDCAは「知っている」だけでは意味がないのです。PDCAを意識しただけ、回そうと思っているだけでは、回らないのです。
 
鍵となるのは、これら3つのルールを押さえた「フレーム」を用意することです。詳しくは次章に譲りますが、フレームだけが人を動かします。
 
ではPDCAを回すフレームとは何か?

それこそが、本書でご紹介する「PDCAノート」です。
 
PDCAノートは、自動的にこの3つのルールを押さえています。
 
ノートを毎日書くだけで、自分自身のPDCAも、仕事のプロジェクトのPDCA、夢を実現するためのPDCAも回せるようになります。
 
必要な時間は1日5分程度。かかったとしても、10分以内でしょう。
 
詳しくは次章以降で解説していきますが、PDCAを回すフレームをノートの中につくっていきます。
 
これまでいくら頑張っても回らなかったPDCAが、いとも簡単に回るようになります。しかも、あらゆるシーンで応用可能なのがPDCAノートのすごいところです。

すべての基本となる毎日回すPDCA
プロジェクトごとのPDCA

プライベートのPDCA
夢に向かうためのPDCA

など、あなたがPDCAを回して目標達成したいと思っていたものすべてが、1冊のノートで解決します。
 
それでは次に、PDCAノートを書いていく前に、身につけたい思考法についてお伝えしていきます。

岡村 拓朗著『自分を劇的に成長させる! PDCAノート』より抜粋

【書籍紹介~目次】

『自分を劇的に成長させる! PDCAノート』

『自分を劇的に成長させる! PDCAノート』

はじめに

第1章 PDCAを回すだけで人生は変わる
「PDCAを知っている」から「PDCAを回している」へ
ビジネスパーソンなら誰もが知っている「PDCA」
PDCAサイクルがうまく回らない理由
なぜ、あなたのPDCAは回らないのか?
「PDDD……」サイクルになる理由
仕事ができる人は、PDCAを回しながら成長する
仕事ができない人は、失敗しても成長しない
PDCAで大切なことは「コンビニ」が教えてくれた
PDCAをうまく回すための3つのルール
3つのルールを押さえなければ、PDCAは回らない
ルール1 見える化 PDCAは視覚化できれば回る
具体的なものはすべて行動に変えられる
見える化その1 全体像が見える
見える化その2 数値化する
見える化その3 書く(描く)
ルール2 仕組み化 PDCAは仕組みで回る
回る仕組みのつくり方
仕組み化とは何か?
ルール3 習慣化 PDCAを回すことを習慣化する
そのPDCAは続かなければ意味がない
PDCAの習慣化とは?
時間や行為とセットにする
すぐに、簡単にできる
やることが決まっている
PDCAは「ノート」ですべてが解決する
PDCAの3つのルールを押さえるノート術

第2章 ノートを書く前に覚えておくべき「PDCA思考」
「フレーム」があなたを動かす
無意識の行動はすべて「フレーム」である
「いつも通り」で脳も省エネ
世界のエリートもフレームで考えている
PDCAとは試行錯誤のフレームワーク
エジソンは1万回の気づきを得た
「構え! 撃て! 狙え!」
行動してから修正するという考え方
PDCAの前に「G」をつけろ!
「G」があれば、99%の努力は無駄にならない
「G-PDCA」という考え方
結局、試行錯誤し続けた人が成果を手にする
イチローも6割以上の凡打の山を築く
フレームなきPDCAからの脱出

第3章 PDCAノートのつくり方
「ノート×4本線」でPDCAフレームはできる
PDCAはノートで、でっかく回せ!
PDCAノートは方眼ノートがオススメ
PDCAノートの書き方
まずはノートに4本の線を引いてみよう
PDCAノートの種類
「P」計画フレーム
予定は手帳から。でも自分アポが最優先
「D」実行・実績フレーム
PDCAを回す上で大切な大前提
事実とは何か?
「C」評価・気づきフレーム
自分視点で書く
「A」改善策・次の行動フレーム
行動を書き出す
目標達成PDCAノートの書き方
ゴールを達成するためのPDCAとは?
プロジェクトPDCAノートの書き方
プロジェクトごとのノートをつくろう
「P 計画フレーム」はプロセスの意味もかねる
商談PDCAノートの書き方
商談ノートでPDCAを回そう
「P 計画フレーム」はプランとプロセスを書く
PDCAは毎日回せ
PDCAを高速で回して試行錯誤を繰り返す
「今日1日何をやったか」が、あなたの未来を決定する

第4章 PDCAノートを高速で確実に回す方法
すべての始まりは、「G」というフレーム
「P 計画」の前にやるべきこと
「なぜか予定通りに仕事が進まない人」は何が間違っているのか?
突発の仕事がPDCAを狂わせる
計画には必ずバッファを設ける
その2割を捨てなさい
記憶に頼るな、記録に残せ
行動した事実を残す
PDCAノートを続ける技術
「書けない」はなぜ起こるのか?
できない理由を捨てて、どうしたらできるかを考えよう
指標を明確にする
指標は明確か?
PDCAの情報ストックは、ノートに残す
「A 改善策」のつくり方
改善策を行動に変える方法
「言葉」を分解する
やることを増やしすぎない
タスクは置き換えられる
時間が足りない!

第5章 PDCAを習慣化する方法
ノートを書く習慣をつける
ノートを書くフレームをつくれば、習慣に変わる
朝の5分間で、その日1日の過ごし方を決める
朝5分間で1日のPDCAノートをつくろう
ノートを書く環境を変えてみよう
ラダー効果
レンガを積む職人の話
仕組み化とは自動化のことではない
PDCAのゴールは何? 再現性のある仕組みづくり
PDCAをさらに高速化させる「GTDメソッド」
仕事は入口でコントロールする
GTDメソッドの4ステップ
ステップ1「やるべきか?」
「やめられない不要なタスク」のやめ方
ステップ2「複雑な内容か?」
ステップ3「2分で終わるか?」
ステップ4「自分でやるか?」
GTDメソッドの最後にやるべきこと
自分でやる場合
人に任せる技術
自分をクビにしないと次のステージには行けない
そもそも自分がやらなきゃいけない仕事なの?
「自分はどうありたいか」から考える
「ほかの人の仕事に潜り込ませることはできないか?」
生産性を高める質問フレーム1「再現性はあるか?」
再現性を持たせる仕組みが用意されているか?
生産性を高める質問フレーム2「シンプルにしようか?」
シンプルに考える人がうまくいく
PDCAを習慣化するゴールデンサイクルとは

終 章 あなたのビジョンを実現する人生のPDCAを回そう
仕事はうまく回るようになったけど……
キャッチボール事件
ジョブズの言葉
自己実現のため、ビジョンを実現する人生のPDCAを回そう
ビジョンなきハードワークはもうやめよう
世界一難しいパズル
さあ、ノートを書く人生を始めよう

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