電子書籍アニキ書評 vol.51「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」(サンマーク出版)

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こんにちは!電子書籍アニキこと間川清です。間川さんコラム用

さて今回は、ヨドバシ・ドット・コムについて書きたいと思います。ヨドバシ・ドット・コム、知っていたり利用している方はいるでしょうか?

ヨドバシ・ドット・コムは、ヨドバシカメラが運営している総合ネットショップサイトのこと。分かりやすく言うとAmazonのヨドバシカメラ版といったところでしょうか?この書評コラムでは意図せずAmazonのサービスばかり紹介しているのでヨドバシ・ドット・コムについても書いてみたいと思います。

家電販売のヨドバシカメラが運営しているからと言って、ヨドバシ・ドット・コムでは家電ばかりを扱っているわけではありません。Amazonと同様日用品や食料品なども取り扱っているのです。

そして当然書籍も電子書籍も販売しています。「でもやっぱり本を買うならAmazonの方がいいんじゃない?」と思っているあなた、そんなことはありません。ヨドバシ・ドット・コムのサービスもかなり充実しているのです。

まず配送についてですが、とても早いです。もちろん住んでいる場所によりますが埼玉の私の自宅の場合、多くの本が翌日または当日中に届きます。Amazonと同じくらいの配送スピードか、もしくはAmazonより早いくらいの感覚です。Amazonにはお急ぎ便という配送が早くなるサービスがあるのですが、それと同じに感じる配達スピードです。お急ぎ便の利用には手数料もしくは年3900円のプライム会員費用がかかるので、これらの手続きなしに同じ速さの配達サービスが利用できると思うとかなりお得ですね。

配送以外にもヨドバシ・ドット・コムのメリットはありますが、そちらは次回の書評でお届けしたいと思います。

 


 

浅田すぐる 著『トヨタで学んだ『紙一枚!』にまとめる技術』(サンマーク出版)

さて今回紹介する一冊は「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」(サンマーク出版)。本書は以前コラムで紹介した2015年電子書籍ベストセラーランキングビジネス編の第4位、累計出版部数は15万部を超えているベストセラー本です。売上規模や純利益で日本トップクラスのトヨタ社。その関連本は多く出ていますが、そのなかでも本書は頭一つ飛び出た人気本といえるでしょう。

著者は、浅田すぐる氏。就職氷河期時代、当時の人気ランキング1位だったトヨタから内定を獲得し、入社後、トヨタ独自の「1枚」仕事術を修得。入社4年目のアメリカ駐在中に一時休職したことをきっかけに、「1枚」 による目標達成と時間短縮の両立を追求し、400時間超だった残業時間をゼロにまで減らす。トヨタ社退職後は、ビジネススクールを経て独立。現在は「伝わるカイゼン「1枚」ワークス代表として、企業研修や個人コンサルなど行っているそうです。

仕事術や伝える技術について悩んでいるビジネスマンは多いことでしょう。日本トップレベルのトヨタで使われている「紙一枚にまとめる技術」。どのようなものかとても興味が惹かれるところです。是非本書を通じてその仕事術を身につけ、仕事効率をアップさせたいものです。

本書の構成ですが、大きく3つのChapterに別れています。Chapter1では「なぜ、トヨタはナンバー1なのか?」というタイトルで、トヨタ社内において日常的に利用されている1枚にまとめる書類と、その内容が説明されています。1枚にまとめる書類の構造やつくりかたはとてもシンプルでこの章を読んで早速真似をするだけで、仕事効率はアップすること間違いないでしょう。

Chapter2では、「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」の「基本編」となっています。トヨタ社の1枚、を踏まえで著者が提唱する1枚にまとめる技術の基礎となる「エクセル1」という書類の作り方、思考方法などが書かれています。この部分は本書の肝となる部分。読むとすぐに試してみたくなる内容です。

Chapter3は、「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」の「応用編」となっています。ここでは、著者が考えたオリジナルである「ロジック3」という書類の作り方、考え方、活用方法などが書かれています。この「ロジック3」というのは、考え方を整理するだけでなく、それを相手にうまく「伝える」ことができるようにすることが目的となっています。自己紹介やプレゼンなど、ビジネスにおいては相手に「うまく伝える」スキルが不可欠です。「伝える」スキルに苦手意識があるビジネスマンには必見です。

本書のポイント

以下では、私が気になったポイントを紹介していきます。

 「会議で出た結論を書き込むための「空白のフレーム」をあえて用意する」(Chapter1 なぜ、トヨタはナンバー1なのか? より)

 「表現に含まれる「動詞」を、目に見える「動作」に変換することで、誰でも再現できる」(Chapter1 なぜ、トヨタはナンバー1なのか? より)

 「緑色のペンで枠組みを作り、そこで青色のペンを使って頭の中の情報を整理する。 続いて赤色のペンを手に取り、書き出された情報に対する思考を深めていく」(Chapter2 「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」〜基本編〜 より)

本書では最初にトヨタ社で実践されている紙一枚にまとめる書類の実例や使い方が紹介されています。トヨタ社では、会議の際には必ず事前に1枚の書類を用意しそれをもとに会議を進めていくそうです。また報告書などの社内の書類もほとんどが1枚にまとめられているとのこと。紙一枚にまとめることが、まさに企業 文化としてしみついているのですね。さすが世界のトヨタ社です。

トヨタ社で使われている一枚の書類には様々な形式があるそうですが、3つの特徴があるそうです。それは、①ひと目で全体がわかる、②枠がある、③枠ごとにタイトルがついている、というもの。

 ①ひと目で全体がわかる、というのは、まさに紙一枚にまとめる最大のメリットといえるでしょう。トヨタ社でもそうですが、上司や会社上層部の人たちはみんな多忙で、部下からわたされた書類をじっくり検討している暇はありません。1目みてパッとわかる書類は、忙しいビジネスマンにとってお効率的に必要な情報を確認できる最適な方法なのです。

②の枠がある、という点ですが、これは実際に書類のなかに四角い囲みがあることを意味しています。この ような枠があることの効果は、ビジュアル的に一目見て内容を理解するという点で役に立ちます。枠内にあることは、その枠のタイトルに関する内容が書いてあるということが一目瞭然であり、内容を読まなくてもビジュアル的に文書の構造や内容が理解できるのです。

そのためには当然③の枠ごとにタイトルがついている、という特徴も満たしている必要があります。この特徴があることで、タイトルをみるだけで、そのようなことが文書のテーマになっているか理解できるのです。

本書によれば、トヨタ社の豊田社長は、「決断は3秒以内にする」というルールをもっているそうです。変化が早いビジネス界ではそれだけ素早い決断が必要なのでしょう。そしてそのような素早い決断を支えているのが、この1枚の書類なのです。

 1枚の書類を実践する上で是非取り入れてみたいテクニックがあります。それは「会議で出た結論を書き込むための「空白のフレーム」をあえて用意する」とい うものです。トヨタ社では、会議の前に1枚の書類を用意することは前述しましたが、その際に、あえて結論というタイトルの枠を作りそこを空欄にするので す。

人は空欄をみるとついつい埋めたくなる、という性質をもっています。それを利用して、あえて空欄をつくることで結論へ至る議論を活性化させようというのです。

このテクニックはとてもユニークですね。実際にやってみるとわかると思いますが、渡された資料の一部が空欄にされているとついついその部分が気になってし まい内容を埋めたくなります。いきなり書類を1枚にまとめるのが難しくてもこれならすぐに実践できます。是非一度真似してみましょう。

次にとても有意義な指摘であると感じたポイントは、「表現に含まれる「動詞」を、目に見える「動作」に変換することで、誰でも再現できる」というものです。

これはビジネスの現場などでよくある「改善しろといわれたが具体的にどうすればいいかわからない」というような場合の解決策です。著者は、なにをすればいいかわからないことは、その動詞を実際の「動作」に変えればよい、といいます。たとえば、「挨拶しろ」というのは動詞ですが、これを「おはようございます と言え」という動作に変換して指示すれば、言われた相手はすべきことが明確に理解することができ行動することが可能になります。著者はこれを紙一枚にまとめる技術にも当てはめて、「整理する」「考えをまとめる」「伝える」という紙一枚にまとめるための動詞表現を具体的な動作に変えて解説していきます。

この「動詞を動作に変える」というテクニックはとても使えるテクニックです。例えば、勤務態度が悪い部下に「きちんとしろ」と言っているのに一向に態度が改善されないような場合。実は部下は「きちんとしろ」の具体的な内容が分かっていないために改善できないのかもしれません。そんなとき「上司に呼ばれたら すぐに「はい」と返事をする」「勤務中に個人携帯電話をみない」など具体的な動作で指示すれば部下は態度を改善しやすいでしょう。このテクニックも是非実践したいところです。

最後は、著者のオリジナルツールであるエクセル1の作り方から気になったポイントを紹介します。詳細は省きますが、エクセル1では1枚の紙を8〜16の枠にわけ、そこに書き込みをしながら完成させます。その過程の概要は「緑色のペンで枠組みを作り、そこで青色のペンを使って頭の中の情報を整理する。続いて赤色のペンを手に取り、書き出された情報に対する思考を深めていく」というものです。

ここで注目してほしい点は、エクセル1を作る過程で、「枠組みをつくる」「整理する」「思考を深める」という各過程がしっかりと区別されているところで す。多くの人はなにかを考えたり、アウトプットする際にこの3つの過程を頭のなかでいっぺんにやろうとします。その結果頭が混乱し泥沼にはまってしまうの です。そうではなく、整理する、思考を深めるなどの過程を分けること。これが重要なのです。この考え方は、本書のメソッドを利用するしないにかかわらずと ても役に立つ考え方です。

以上見てきましたが、本書は決してボリュームが多い本とはいえませんがその中身はとても濃く、実践してみたい内容がたくさん盛り込まれた良書です。是非1つでも取り入れて日々の仕事の生産性を上げてみてください!

 

超訳アニキの言葉

「本当に必要な情報は常に紙一枚に収まるものである」

 

井上裕之 著『努力の選び方』(フォレスト出版)

さて、本書は紙一枚というシンプルな形態まで情報を削ぎ落とすことの重要性を教えてくれる一冊ですが、同じように物事をシンプルにし「才能」「努力」を無駄使いしないということをテーマにしたヨミポで読める「努力の選び方」を読んでみてはいかがでしょうか? 著者はいわずとしれたベストセラー作家の井上裕之氏。必要な努力を見極めて底に集中する著者のメソッドを是非学んでみてください。

 

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間川清 まがわ・きよし

日本の弁護士。埼玉出身。25歳で司法試験に合格。弁護士法人川越中央法律事務所を経営。
弁護士業務の傍ら、セミナー講師として 法律や仕事術に関して教えている。
著書に『5つの基礎と6つの応用技でマスターできるうまい謝罪』『そのかめはめ波は違法です!』
『1年後に夢をかなえる 仕事術』『「アレ」はなぜ合法なのか?』 ほか。

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